Notwendigkeit einer Verfahrensdokumentation nach den Vorschriften der GoBD

Was bedeutet GoBD?

Bereits seit 2015 gelten die „neuen“ Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – kurz auch „GoBD“ genannt.

In diesem 37 Seiten umfassenden Schreiben nimmt die Finanzverwaltung dazu Stellung, was nach ihrer Auffassung eine ordnungsmäßige Buchführung erforderlich ist.

Grundlage bilden die weiterhin geltenden wichtigen materiellen Grundsätze der Ordnungsmäßigkeit, welche bereits im Vorgänger den GoB (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung) niedergelegt waren. Zu diesen gehören

die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Buchführung,
die vollständige und richtige sowie zeitgerechte und geordnete Erfassung und Buchung,
die Unveränderbarkeit der Daten sowie
das Belegprinzip und die Einhaltung von Aufbewahrungspflichten.

Was ist eine Verfahrensdokumentation?

Darüber hinaus wird nun die sogenannte Verfahrensdokumentation zum zentralen Thema.

In den verschiedenen, im weitesten Sinne die Buchhaltung betreffenden Bereichen des Unternehmens, wird eine den gesamten organisatorischen und technischen Prozess umfassende Beschreibung (Dokumentation)

zur Entstehung bzw. Erfassung,
der Indizierung und Speicherung,
dem eindeutigen Wiederfinden,
der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung sowie
der Reproduktion der archivierten Belegen bzw. Informationen,

welche aufgrund verschiedenster gesetzlicher Vorgaben aufzubewahren sind, verpflichtend vorgeschrieben.

Wer muss eine Verfahrensdokumentation erstellen?

Selbst im kleinsten Unternehmen muss eine solche Prozessbeschreibung bzw. Verfahrensdokumentation erstellt, archiviert und aktuell gehalten werden. Ausnahmen gibt es keine.

Was passiert bei einer mangelhaften Verfahrensdokumentation?

Nur wenn die Ordnungsmäßigkeit der Bücher und Aufzeichnungen gewährleistet ist, werden diese von der Finanzverwaltung zur Ermittlung der Besteuerungsgrundlagen anerkannt. Enthalten die Aufzeichnungen (schwere) Mängel, so ist die Finanzverwaltung befugt, die Besteuerungsgrundlagen zu schätzen. Ein solcher schwerwiegender Mangel ist zum Beispiel auch in einer fehlenden oder unzureichenden Verfahrensdokumentation zu sehen, durch welche die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit von Seiten der Finanzverwaltung beeinträchtigt ist.

Welche Vorteile bietet die Verfahrensdokumentation für das Unternehmen?

Doch auch aus anderen Gründen ist die Erstellung einer Verfahrensdokumentation über die betrieblichen Prozesse sinnvoll. So werden dadurch Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten klar definiert und es werden einheitliche Standards im Unternehmen geschaffen, welche insbesondere beim Wechsel von Zuständigkeiten eine Verkürzung der Einarbeitungszeiten bewirken. Außerdem ergibt sich so die Möglichkeit, die im Unternehmen „gelebten“ Abläufe einer Zweckmäßigkeitsprüfung zu unterziehen und sie gegebenenfalls zeitgemäß zu optimieren.

Wer hilft bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation?

Haben Sie Fragen zum Thema Verfahrensdokumentation oder benötigen Sie Unterstützung bei deren Erstellung für ihr Unternehmen? Dann kontaktieren Sie uns! Mit unserem Team aus erfahrenen Steuerberatern und Unternehmensberatern erarbeiten wir mit Ihnen eine auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Dokumentation.

Ihre Ansprechpartner: Susan Lösch und Matthias Preuß

Tel. +49351 8212960

ADVA BERATER
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