ADVA BERATER informiert: A1-Bescheinigung seit 01. Januar 2019 verpflichtend

Seit 01. Januar 2019 müssen Arbeitgeber das elektronische Antrags- und Bescheinigungsverfahren A1 bei grenzüberschreitender Beschäftigung ihrer Arbeitnehmer nutzen. Bis zum 30.06.2019 galt noch eine Ausnahmeregelung. Zudem konnten Anträge im begründeten Einzelfall auch in Papierform gestellt werden. Seit dem 01. Juli 2019 ist das elektronische Verfahren verpflichtend.

Die A1-Bescheinigung schützt vor doppelter Beitragszahlung

Will ein Arbeitgeber Aufträge im Ausland mit eigenem Personal abwickeln, so fallen neben der Beitragspflicht in Deutschland auch Beiträge im Ausland an. Diese doppelte Beitragszahlung gilt es zu vermeiden. Die Regelungen des europäischen Gemeinschaftsrechts sehen vor, dass bei einer Entsendung in einen anderen EU- bzw. EWR-Staat und die Schweiz unter bestimmten Voraussetzungen weiterhin allein die deutschen Rechtsvorschriften gelten. Der Nachweis erfolgt im Beschäftigungsstaat mit einer A1-Bescheinigung.

Viele Arbeitgeber beantragten bisher bei kurzfristigen bzw. kurzzeitigen Dienstreisen ins EU-Ausland keine A1-Bescheinigung. Auch bei kurzen Entsendungen ist die Bescheinigung erforderlich. Dabei sehen die Regelungen keine zeitliche Toleranzgrenze vor. Selbst bei einem stundenweisen Aufenthalt im Ausland (z.B. für einen Workshop oder für ein Meeting) ist die A1-Bescheinigung erforderlich. Bei Kontrollen drohen ohne diese Bescheinigung Schwierigkeiten, wie beispielsweise die Verweigerung des Zutritts zum Firmen- oder Messegelände. Daher besteht eine Mitführungspflicht in jedem EU-Mitgliedsstaat, solang einer Beschäftigung nachgegangen wird.

Organisatorische Probleme und Prüfungen

Oftmals werden Dienstreisen nicht in die Entgeltabrechnung eingebunden bzw. überhaupt erfasst. Dies erschwert den Prozess für eine rechtzeitige Beantragung der A1-Bescheinigung, welche bereits vor Beginn der Dienstreise beantragt sein muss. Daher sollten sich betroffene Arbeitgeber rechtzeitig mit uns in Verbindung setzen, um dieses Problem anzugehen.

Viele Arbeitgeber berichten bereits von verstärkten Prüfungen im EU-Ausland. Mitarbeiter werden an Flughäfen abgefangen oder Prüfer lassen sich an der Hotelrezeption die Gästeliste zeigen bzw. gehen gezielt auf Dienst- und Geschäftsreisende zu. Liegt dann die A1-Bescheinigung nicht vor, können empfindliche Verwarnungsgelder drohen.

Insbesondere in Österreich und Frankreich nehmen die Prüfungen zu. Hier wird jedoch meistens von einer Geldstrafe abgesehen, wenn nachgewiesen wird, dass die A1-Bescheinigung vor der Entsendung beantragt wurde.

Elektronische Antragsbestätigung

Um auf die immer spontaneren Arbeitseinsätze im Ausland reagieren zu können, wird der Antrag auf die A1-Bescheinigung künftig nur noch maschinell durchgeführt. Die Übermittlung erfolgt elektronisch aus systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogrammen an die jeweils zuständige Stelle. Seit 01.07.2019 ist die elektronische Übermittlung verpflichtend. Bislang konnte dem Arbeitnehmer zur Ausweisung eine Kopie des Antrags mitgegeben werden. Dies ist im maschinellen Verfahren nicht mehr möglich. Die Arbeitgeber benötigen eine maschinelle Antragsbestätigung.

Die Entgeltabrechnungsprogramme sollen ab 01.01.2020 auf Grundlage der Quittierung des Kommunikationsservers über die technische Annahme des A1-Antrags eine elektronische Antragsbestätigung erstellen. Arbeitgeber erhalten so unmittelbar nach der Übermittlung des Antrages eine Bestätigung, was insbesondere bei kurzfristigen Dienstreisen hilfreich ist.

Entsendung in mehrere Mitgliedsstaaten

Bei einer gewöhnlichen Beschäftigung in mehreren Mitgliedstaaten gelten einheitlich die Rechtsvorschriften eines Mitgliedstaats. Gewöhnlich bedeutet dabei regelmäßige Tätigkeiten von einem Tag im Monat oder 5 Tage im Quartal. Dieser Antrag ist nicht über das elektronische Antrags- und Bescheinigungsverfahren möglich. Er muss direkt an die Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung -Ausland (kurz DVKA) gestellt werden.  Aktuell stellt der GKV-Spitzenverband, DVKA, in mehreren Mitgliedstaaten erwerbstätige Personen die A1-Bescheinigung für längstens 5 Jahre aus. Für die Beantragung ist der Vordruck auf der Homepage der DVKA zu nutzen.

Selbständig Erwerbstätige

Selbständige stellen den Antrag weiterhin in Papierform. Eine elektronische Übermittlung ist nicht möglich.

Nicht sozialversicherungspflichtige Gesellschafter-Geschäftsführer bzw. Selbständigen, die nicht Mitglied einer gesetzlichen Krankenversicherung ist, beantragen die Ausstellung der A1-Bescheinigung beim zuständigen Träger der Rentenversicherung schriftlich.

Haben Sie Fragen zu diesem Artikel oder wünschen Sie ein Beratungsgespräch? Rufen Sie uns an oder kontaktieren Sie uns per E-Mail!

Ihre Ansprechpartner: Anja Keil und Tina Kriebisch

Tel. +49351 8212960