Noch bis zum 31.12.2026 ist die Ausstellung von E‑Rechnungen freiwillig. Bei einem Jahresumsatz des Rechnungsausstellers bis 800.000 Euro verlängert sich diese Frist noch bis zum Ablauf des Jahres 2027. Eine klassische PDF-Datei, die per E‑Mail verschickt wird, gilt seit 2025 ausdrücklich nicht mehr als E‑Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinne. Stattdessen werden Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD (ab Version 2.0.1 im Profil EN 16931 oder höher) gefordert, die eine vollständige maschinelle Verarbeitung der Rechnungsdaten ermöglichen. Da die Umstellung Fragen aufwirft, hat das Bundesministerium der Finanzen am 19.11.2024 einen begleitenden Frage-Antwort-Katalog (FAQ) veröffentlicht, der laufend aktualisiert wird. Dieser Katalog ist eine aktuelle und maßgebliche Orientierungshilfe für Unternehmen, da die wichtigsten Fragen verständlich erläutert werden.
Grundsätzlich geht es darum, dass auch bei der Erstellung von E‑Rechnungen immer wieder Fehler passieren. Dabei wird seitens der Finanzverwaltung zwischen drei Fehlerkategorien unterschieden:
Formatfehler : Diese liegen vor, wenn die Rechnungsdatei nicht den zulässigen Syntaxen bzw. deren technische Vorgaben entsprechen oder keine richtige und vollständige Extraktion zulässt. Solche Rechnungen sind keine E‑Rechnungen, sondern sonstige Rechnungen.
Geschäftsregelfehler: Solche Fehler sind inhaltliche Fehler und betreffen Inkonsistenzen innerhalb der strukturierten Datei. Dazu zählen beispielsweise widersprüchliche Angaben oder das Fehlen von Inhalten in Pflichtfeldern.
